Worksharing en Worksets

In Revit heb je de keus om wel of niet met Worksharing te werken. Standaard is deze niet ingesteld. Maar wat zijn nou redenen om Worksharing te activeren en wat is de Best Practice?

Worksharing houd in dat er 1 Central File is, die met 1 of meerdere Local Files samenwerkt. Dit gebeurt, door een gebruiker de rechten over een onderdeel van het Project te geven. Deze gebruiker blijft vervolgens de eigenaar, totdat deze gebruiker de rechten bewust weer teruggeeft. Wijzigingen dienen gesynchroniseerd te worden met de Central File. Eenvoudigweg opslaan en afsluiten zorgt er niet voor dat de Central is aangepast. Behalve dan, dat de gebruiker nog steeds eigenaar is van enkele onderdelen in die Central File (met alle beperkingen van dien).
Onderdelen die door Worksharing worden gedeeld en beheerd zijn, behalve gemodelleerde elementen, Views, Families in een Project, Project Standards en zogenaamde User-Created Worksets. Deze Worksets worden vaak gebruikt om een Project in stukken op te delen. Elk stuk heeft dan een eigen Workset.

Waarom zou je met Worksharing gaan werken?
In principe moet je dingen doen met een reden. En dat geld ook voor Worksharing. Hopelijk kan ik in deze Post uitleggen waarom in bijna alle gevallen Worksharing is aan te raden.

Werken met meerdere mensen.
Als er met meerdere mensen tegelijk aan 1 project gewerkt moet worden, ontkom je bijna niet aan het gebruik van Worksharing. Daar is deze functionaliteit tenslotte ook naar vernoemd.
Worksets geven ook mogelijkheden om het beheer van een Project beter te regelen. Je hoeft ten slotte niet alle rechten weer terug te geven. Het wordt hier wel een beetje tricky, maar iemand die weet wat hij doet, en wijzigingen wil blokkeren (kijk uit dat het niet frustreren wordt) kan shared onderdelen op slot zetten. Zelf heb ik dit laatst in overleg gedaan. 1 Specifieke Schedule heb ik op slot gezet, omdat we deze Schedule gebruikten voor communicatie met Excel. Om het helemaal op slot te zetten meer uitleg via deze link.

Links
Een punt wat ik hier ook wil noemen, is de internationale Best Practice om gelinkte bestanden op een eigen Workset te plaatsen. Een van de redenen is dat Worksets  lokaal worden beheerd. En een Link in de Central wordt beheerd. Als 1 gebruiker een Link Unload heeft dat naderhand consequenties voor een collega. Het sluiten van de Workset van een Link op lokaal niveau heeft geen directe consequenties voor een collega. (totdat deze weer een nieuwe Local aanmaakt. Deze is op basis van de laatst gesynchroniseerde instellingen)
Verder kan je een Central die gelinkt is in een andere Central nog steeds benaderen  via een Local. Dit kan handig zijn. Als de link geen Central is, wordt dit proces veel lastiger. Verder lezen via deze link.
Wanneer een project met Worksharing als Link wordt gebruikt, kan je in die Link, alle afzonderlijke Worksets openen en sluiten. Dit heeft veel voordelen, als je met verschillende partijen moet samenwerken. Een constructeur wil al de stoeltjes van een architect niet zien. En een architect wil misschien de funderingspalen uitzetten in zijn mooi opgemaakte aanzichten.

Performance.
Ja, zegt iemand, ik werk maar in mijn eentje aan een project.
Dat kan. Maar met Worksharing ben je in staat een groot model op te knippen in behapbare stukken. Delen waar je niet aan werkt, of onderdelen die op dit moment geen toegevoegde waarde hebben, kan je in een Workset zetten en deze Workset sluiten. Op die manier blijft je model lichter en sneller. In de oude Best Practice van de RevitGG gaven ze bijvoorbeeld aan, dat je een Workset kan aanmaken voor Inrichting en Terrein. En misschien wil je de totale fundering ook niet op alle momenten zien.  Al met al heeft het uitzetten van een Workset meer effect op de performance dan het verbergen of uitzetten van een bepaalde Category.
Een ander aspect met betrekking tot performance, is de mogelijkheid, om maar een deel van een Project te openen. Wanneer je een Central File aanmaakt, heb je onder Options de mogelijkheid om m.b.t. Worksets te kiezen voor Specify… Het kan irritant zijn als het niet nodig is, maar bij het openen van een Local krijg je vanaf nu de vraag welke Worksets je deze keer wil openen en sluiten. Dit is voor grote en zware projecten wel aan te raden.
Wat we ook vaak doen is Worksets alleen zichtbaar te maken in specifieke Views. Deze schakelaar kan je weer in View Templates onderbrengen. Onze terrein Workset, is bijvoorbeeld niet in alle Views zichtbaar. Alleen daar waar we in de visibilty settings specifiek hebben aangegeven dat deze wel zichtbaar moet zijn. Soms werkt dit lekkerder dan via een Category of een Filter.

Backup
Tja. Maar ik werk alleen. En aan kleine overzichtelijke project. Er zitten zelfs nauwelijks Links in mijn Project.
Zo langzamerhand kom je dan op het niveau van Revit LT uit. Maar Worksharing heeft nog steeds voordelen. Via Worksharing heb je meer mogelijkheden om een Backup terug te halen. Van elke synchronisatie wordt de gebruiker en de tijd geregistreerd en kan worden teruggehaald. Deze synchronisaties zijn lichter dan de standaard volledige Backup. Ook kan je opmerkingen aan een synchronisatie meegeven. Dit is voor sommige Revit gebruikers een Best Practice. Al moet ik zeggen dat ik het zelf eigenlijk nooit doe. Je kan overigens een Local ook openen en de Relinquish from Central aan te vinken. Deze staat dan op zichzelf volgens de laatste opgeslagen variant. Op deze manier kan je dus ook een bepaalde stand terughalen.

De andere kant..
Als je een systeem start moet je jezelf er ook aan houden! Het is weer een extra onderdeel om te controleren. Een tip om Worksets te controleren is via een 3D view met 1 Workset aan. Ook zijn er tools zoals bijvoorbeeld van db-Stuff om e.e.a. te controleren. Besef wel dat als met Groups werkt een hele Group op dezelfde Workset staat. Reference Planes in een Model Group komen dan niet mooi onder Levels and Grids te staan.
Wereldwijd zijn er genoeg voorbeelden van mensen die helemaal los gingen op Worksets. Een Twitter bericht die me bijgebleven is: Als je meer vergaderingen moet houden over Worksets dan dat er Worksets zijn, weet je dat er te veel Worksets zijn.
Worksets zijn niet de tools bij uitstek, om de zichtbaarheid mee te beheren. Maar ze kunnen er wel een beperkte rol in spelen. Worksets zijn te grof en te bewerkelijk in het gebruik om heel nauwkeurig de zichtbaarheid in een project mee te kunnen beheren. Dus geniet maar met mate.

Een ander gebruik van Worksets is om onderdelen die in de loop van het proces van de ene adviseur overgaan naar een volgende adviseur  mee te beheren. Alle onderdelen in een Workset zijn snel te selecteren en te kopiëren of te verwijderen. Je zou er zelfs nog voor kunnen kiezen om dit soort onderdelen nog even in je project te laten zitten in een Workset die op de Plots permanent uit staat en in basis gesloten is. Al moet je jezelf wel afvragen waarom je deze onderdelen zou willen laten staan. Geen Best Practice.

Inhoudelijk ben ik niet echt op Worksharing of Worksets ingegaan, naast een paar tips.
Om verder te lezen zou je hier het document van Brian Andresen voor LA Revit User Group kunnen lezen.